Muchas veces una empresa padece de alguno de estos síntomas: constantes reprocesos, demoras, malentendidos, alto nivel de rotación, lineamientos no claros, falta de límites entre departamentos, personal no capacitado. Este ciclo de errores generalmente crea un ambiente tenso en la organización.
Iniciar un negocio o emprendimiento, significa darle vida a una empresa, se dan esos primeros pasos, esos años de desarrollo de esa empresa son vitales, es muy valioso contar un asesoramiento legal y financiero, estos son claves para poder dar inicio y así crear esa base tan necesaria para la empresa, contando desde un principio con un cumplimiento de esos requisitos esenciales.
¿Qué pasa con la organización de esta empresa, como la vamos a estructurar, como se van a hacer las cosas, quién la va a hacer?
Desde el primer día, el fundador se verá sometido a realizar distintas tareas y de acuerdo con el crecimiento podrá ir delegando funciones en otras personas que vaya contratando. ¿Pero cómo ese líder puede estar confiado en que va a delegar una actividad y la van a hacer tan bien como él? Es el mismo caso de cuando ese negocio quiere abrir otra oficina / sede o franquiciar, como nos vamos a asegurar que ya sea que los clientes vayan a la sucursal 1 o la 2 van a recibir el mismo trato, atención y pasos a seguir. Las empresas se establecen empiezan a crecer y de repente pueden estancarse, el líder no entiende porqué hay tanto problemas, porque le está renunciando la gente y creándose una alta rotación, porque contrata gente y no dura o no funcionan, y todo esto va desencadenando varios factores, como por ejemplo pérdida de dinero, merma, retrabajo y ni hablar de cómo se va deteriorando el clima laboral.
Las empresas pequeñas hasta cierto punto podrán funcionar sin formalizar
y estandarizar sus procesos, pero una vez que se consiga un crecimiento estable y empecemos a sentir que las cosas no se están manejando adecuadamente y tenemos muchos problemas es inminente buscar herramientas que nos permitan automatizar, tener visibilidad y evidencias que le den un crecimiento sostenible a la organización. Herramientas que acompañen ese crecimiento organizado y sin tantas dificultades.
Qué tal si revisamos y vemos hacia dentro de nuestra organización y verificamos si tenemos:
- Herramienta para análisis de contexto interno y externo de la organización
- Definición del propósito, valores y política de la organización
- Plan Estratégico
- Identificación de Normativa Legal Aplicable
- Reuniones de Seguimiento
- Procesos Identificados
- Procesos Documentados
- Contamos con formatos para registrar evidencias y todo lo que tenemos que cumplir y reportar como sustentos
- Indicadores de Gestión
- Programa de Inducción para personal de nuevo ingreso
- Inducción a la organización y a su puesto de trabajo debidamente organizado y estructurado con las personas que se van a encargar de capacitar al nuevo personal
- Manual de Descripciones de Puesto con competencias definidas (Educación, Formación y Experiencia)
- Evaluación del Desempeño del personal
- Identificación de las Necesidades de Capacitación del personal
- Plan de Capacitación
- Identificación de Riesgos por proceso
- Un proceso de autoevaluación o auditoría para verificar el cumplimiento de los procesos
- Proceso de Mejora Continua
- Mecanismo para documentar y analizar los problemas y tener una ruta de cómo resolverlos.
De las herramientas arriba mencionadas arriba vamos a desarrollar la Gestión por Procesos, ya que consideramos que es una metodología vital para las organizaciones y para lograr ese crecimiento sostenibles que desea toda empresa.
¿Qué es un proceso?
Por definición un proceso es un conjunto de actividades que interrelacionadas interactúan unas con otras para lograr un fin en específico, donde contamos con entradas, actividad de transformación o ejecución y luego una salida, resultado u objetivo obtenido.
¿Cómo están gestionando la empresa, han identificado sus procesos y llevan una gestión por Proceso?
Cuando una organización lleva una gestión por departamentos se enfoca en diferentes objetivos cada uno de forma independiente, cada departamento se maneja de forma como si fuera un silo, esto trae como consecuencia deficiencias, retrabajos, riesgos, falta de visibilidad, y sobre todo una mala comunicación.
Una gestión por procesos te brinda una metodología donde todos los Colaboradores de la empresa tengan un entendimiento total de cuáles son sus actividades a que procesos pertenecen, como aportan e impactan a otros y al proceso.
Generalmente en los países de Latinoamérica las entidades gubernamentales tienen fama de brindar un servicio deficiente y los usuarios los percibimos con mucha lentitud, burocracia, e ineficiencia, ¿Alguna vez se han preguntado a que se debe esto? Es el ejemplo más claro que les podemos dar de una gestión departamental. En estas entidades existen Jefaturas y cada una es una isla independiente que se dedica hacer su función bajo el cumplimiento de la reglamentación, los funcionarios de cada unidad organizativa no conocen, no entienden, no se le ha dado el conocimiento de su impacto en la organización, que pasa antes y después de cada actividad o tarea que tienen que ejecutar, como su trabajo impacta al departamento en general e interactúa con otros departamentos. Es por esto que tienen altos tiempos de entrega para los trámites, porque muchas veces una solicitud o trámite pasa de un departamento a otro, de mano en mano, se queda estancado en alguna bandeja sobre un escritorio hasta averiguar a quien se le tienen que pasar, si le falta alguna revisión o firma, el Funcionario tal vez no lo sepa y pasa el documento a otra sección y al llegar al final del recorrido, adivinen que se tiene que regresar porque algo está incompleto !! lo que sería un retrabajo, por consiguiente un simple trámite que podría gestionarse tal vez en 1-2 días termina convirtiéndose en 8-10-15 días hábiles. Sin mencionar que en el camino hay personas nuevas que desconocen aún sus tareas, que pueden cometer errores por falta de un proceso de inducción a su cargo de forma apropiada y completa. Personal que esté ausente por permisos, misión oficial, incapacidad o vacaciones. Por qué les traigo a colación este ejemplo, porque es algo que todos conocemos y nos toca lidiar cuando necesitamos realizar algún trámite institucional.
